Анализ текущей системы управления — обязательный этап на пути к сертификации по международным стандартам (например, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 и др.). Цель анализа — выявить несоответствия между существующими процессами организации и требованиями выбранного стандарта. Разберём процесс пошагово.
Этап 1. Подготовка к анализу
Перед началом анализа необходимо:
Этап 2. Сбор данных о текущей системе управления
На этом этапе соберите максимально полную информацию о существующих процессах:
Этап 3. Сравнение с требованиями стандарта
Сопоставьте собранные данные с положениями стандарта. Для удобства используйте чек‑лист, разбитый по разделам стандарта (например, для ISO 9001:2015 — разделы 4–10).
Что проверять:
Этап 4. Выявление и классификация несоответствий
Несоответствие — это любое отклонение от требований стандарта. Классифицируйте их по степени критичности:
Критические (Major). Грубые нарушения, делающие невозможным выполнение требований стандарта:
Значительные (Major/Minor). Существенные отклонения, влияющие на результативность системы:
Малозначительные (Minor). Незначительные упущения, не влияющие напрямую на результативность:
Этап 5. Документирование результатов
Оформите итоги анализа в виде отчёта, включающего:
Этап 6. Разработка плана корректирующих действий
Для каждого несоответствия определите:
Инструменты для анализа
Используйте проверенные методы:
Типичные несоответствия при анализе
Заключение
Анализ текущей системы управления — не разовое мероприятие, а часть цикла непрерывного улучшения (PDCA: Plan‑Do‑Check‑Act). Регулярное выявление и устранение несоответствий позволяет:
Системный подход к анализу и корректирующим действиям превращает требования стандарта из формальности в реальный инструмент развития компании.
Этап 1. Подготовка к анализу
Перед началом анализа необходимо:
- Определить область применения стандарта. Чётко очертите границы: какие подразделения и процессы будут оцениваться.
- Сформировать рабочую группу. Включите в неё представителей разных подразделений, внутренних аудиторов и специалиста по стандартам.
- Изучить требования стандарта. Ознакомьте группу с текстом стандарта, выделите ключевые требования к процессам, документации, ресурсам и т. д.
- Разработать план анализа. Определите сроки, методы сбора данных (анкетирование, интервью, наблюдение, аудит документов) и ответственных лиц.
Этап 2. Сбор данных о текущей системе управления
На этом этапе соберите максимально полную информацию о существующих процессах:
- Анализ документации. Изучите политику компании, руководства, процедуры, инструкции, отчёты, журналы регистрации и т. д. Проверьте их актуальность и соответствие стандарту.
- Наблюдение за процессами. Проведите «полевое» изучение работы подразделений: как выполняются задачи, кто несёт ответственность, какие ресурсы используются.
- Опросы и интервью. Получите обратную связь от сотрудников разных уровней: от линейного персонала до руководителей. Используйте анкеты или структурированные беседы.
- Сбор статистических данных. Проанализируйте KPI (ключевые показатели эффективности): процент брака, сроки выполнения заказов, количество жалоб клиентов, частоту инцидентов и т. д.
Этап 3. Сравнение с требованиями стандарта
Сопоставьте собранные данные с положениями стандарта. Для удобства используйте чек‑лист, разбитый по разделам стандарта (например, для ISO 9001:2015 — разделы 4–10).
Что проверять:
- Область применения. Соответствует ли текущая деятельность заявленной области СМК?
- Лидерство. Демонстрирует ли руководство приверженность принципам качества (политика, ресурсы, поддержка)?
- Планирование. Учитываются ли риски и возможности при постановке целей?
- Поддержка. Обеспечены ли процессы ресурсами (людьми, инфраструктурой, средой, компетенциями)?
- Операции. Контролируются ли процессы проектирования, закупок, производства, контроля качества?
- Оценка результатов. Проводятся ли мониторинг, измерения, внутренние аудиты, анализ со стороны руководства?
- Улучшение. Реализуются ли корректирующие действия при выявлении несоответствий?
Этап 4. Выявление и классификация несоответствий
Несоответствие — это любое отклонение от требований стандарта. Классифицируйте их по степени критичности:
Критические (Major). Грубые нарушения, делающие невозможным выполнение требований стандарта:
- отсутствие документированных процедур для ключевых процессов;
- несоблюдение законодательных норм;
- отсутствие контроля за критическими параметрами продукции/услуг.
Значительные (Major/Minor). Существенные отклонения, влияющие на результативность системы:
- неполнота документации (отсутствуют разделы, инструкции);
- недостаточная компетентность персонала;
- нерегулярное проведение внутренних аудитов.
Малозначительные (Minor). Незначительные упущения, не влияющие напрямую на результативность:
- опечатки в документах;
- незначительные отклонения от формата отчётов;
- единичные случаи несоблюдения процедур.
Этап 5. Документирование результатов
Оформите итоги анализа в виде отчёта, включающего:
- Перечень выявленных несоответствий. Для каждого укажите:
- номер раздела стандарта;
- описание отклонения;
- место (подразделение, процесс);
- степень критичности;
- свидетельства (документы, наблюдения, цитаты сотрудников).
- Выводы. Обобщите результаты: какие разделы стандарта выполняются, какие требуют доработки.
- Рекомендации. Предложите направления для улучшения (разработка новых процедур, обучение персонала, модернизация оборудования и т. д.).
Этап 6. Разработка плана корректирующих действий
Для каждого несоответствия определите:
- Коррекцию. Меры по устранению последствий (например, перепроверка партии продукции).
- Корректирующее действие. Меры по устранению причины (например, обучение сотрудников, доработка инструкции).
- Ответственного. Назначьте лицо, контролирующее выполнение.
- Срок. Установите реалистичные дедлайны.
- Ресурсы. Определите, что потребуется (бюджет, оборудование, время).
Инструменты для анализа
Используйте проверенные методы:
- Матрица соответствия. Таблица, где строки — требования стандарта, столбцы — процессы компании. Ячейки отмечают уровень соответствия («Соответствует», «Частично», «Не соответствует»).
- Диаграмма Исикавы. Помогает выявить причины несоответствий (факторы «Люди», «Методы», «Материалы», «Оборудование» и т. д.).
- FMEA‑анализ. Оценивает риски: вероятность возникновения несоответствия, тяжесть последствий, вероятность обнаружения.
- SWOT‑анализ. Выявляет сильные и слабые стороны текущей системы, возможности для улучшения и внешние угрозы.
Типичные несоответствия при анализе
- Отсутствие документированных процедур для критически важных процессов.
- Нераспределённая ответственность за выполнение требований стандарта.
- Недостаточная компетентность сотрудников (отсутствие обучения, навыков).
- Нерегулярный мониторинг показателей эффективности (KPI не измеряются или не анализируются).
- Формальные внутренние аудиты (проводятся «для галочки», без поиска корневых причин проблем).
- Неактуальная документация (инструкции не обновляются, версии не контролируются).
- Игнорирование обратной связи от клиентов (жалобы не анализируются, улучшения не планируются).
Заключение
Анализ текущей системы управления — не разовое мероприятие, а часть цикла непрерывного улучшения (PDCA: Plan‑Do‑Check‑Act). Регулярное выявление и устранение несоответствий позволяет:
- повысить результативность бизнес‑процессов;
- снизить риски штрафов и репутационных потерь;
- подготовить организацию к успешному прохождению сертификационного аудита;
- создать культуру качества, ориентированную на клиента.
Системный подход к анализу и корректирующим действиям превращает требования стандарта из формальности в реальный инструмент развития компании.
Услуги по подготовке к сертификации и аккредитации вашего бизнеса
Развивайте свой бизнес с международным признанием
Официальный веб-сайт: cor-sol.ru
Тел.: +7 (995) 998-08-80
E-mail: mail@cor-sol.ru
Развивайте свой бизнес с международным признанием
Официальный веб-сайт: cor-sol.ru
Тел.: +7 (995) 998-08-80
E-mail: mail@cor-sol.ru