Блог компании

Пошаговая инструкция: как подготовиться к аккредитации

Аккредитация — официальный процесс подтверждения компетентности организации выполнять определённые виды деятельности. Грамотная подготовка экономит время и снижает риск отказа. Ниже — чёткий алгоритм действий.

Шаг 1. Изучить требования и критерии аккредитации

Что делать:

  • Определить профиль аккредитации (лаборатория, орган по сертификации, учебный центр и т. п.).
  • Найти действующие нормативные документы:
  • в РФ — приказы Минэкономразвития, положения Росаккредитации, ГОСТ ISO/IEC 17011 и др.;
  • для международной аккредитации — стандарты ILAC, IAF.
  • Выписать ключевые критерии (например, требования к оборудованию, персоналу, документации).
  • Проверить актуальные изменения в законодательстве (подписаться на рассылки регулятора).

Результат: чек‑лист требований, под которые нужно адаптировать организацию.

Шаг 2. Провести внутренний аудит

Цель: выявить несоответствия до подачи заявки.

Как организовать:

  1. Назначить ответственного за аудит (лучше — внешнего эксперта).
  2. Разработать программу проверки по критериям аккредитации.
  3. Проверить:

  • документацию (политики, процедуры, инструкции);
  • оборудование (поверка, калибровка, обслуживание);
  • персонал (образование, опыт, аттестации);
  • процессы (как выполняются работы на практике);
  • записи (журналы, протоколы, отчёты).

  1. Зафиксировать несоответствия и их причины.

Инструмент: чек‑листы из стандартов (например, ГОСТ ISO/IEC 17025 для лабораторий).

Шаг 3. Собрать и оформить документы

Базовый пакет (уточняйте в органе по аккредитации):

  • заявление по установленной форме;
  • уставные документы (ОГРН, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ);
  • политика и цели в области качества;
  • руководство по качеству (описание системы менеджмента);
  • процедуры по ключевым процессам;
  • документы на помещения (аренда/собственность);
  • свидетельства о поверке/калибровке оборудования;
  • дипломы и сертификаты персонала;
  • записи о внутренних аудитах и корректирующих действиях.

Правила оформления:

  • все копии — заверенные;
  • переводы иностранных документов — нотариальные;
  • нумерация и оглавление для объёмных папок.

Шаг 4. Подготовить инфраструктуру и персонал

Что проверить:

  • Помещения: соответствие санитарным, пожарным, техническим нормам.
  • Оборудование: актуальность поверок, наличие инструкций, журналы учёта.
  • ИТ‑системы: защита данных, резервное копирование, доступ к электронным записям.
  • Персонал:
  • знание процедур (провести тренинг);
  • готовность отвечать на вопросы аудиторов;
  • распределение ролей в процессе аккредитации.

Рекомендация: провести «тренировочный» аудит силами коллег из другой организации.

Шаг 5. Подать заявку в орган по аккредитации

Порядок действий:

  1. Заполнить электронную форму на портале органа по аккредитации (например, ФГИС Росаккредитации в РФ).
  2. Приложить сканированные документы (согласно перечню).
  3. Оплатить госпошлину (реквизиты — на сайте регулятора).
  4. Получить уведомление о принятии заявки (срок — 3–5 рабочих дней).

Важно: следите за сроками — некоторые документы (например, справки о несудимости) имеют ограниченный период действия.

Шаг 6. Подготовиться к выездной оценке

После приёма заявки орган по аккредитации назначит комиссию для проверки на месте.

Что сделать заранее:

  • согласовать даты визита с аудиторами;
  • подготовить помещение для работы комиссии;
  • распечатать ключевые документы (руководство по качеству, процедуры);
  • составить график встреч с ключевыми сотрудниками;
  • проверить доступность оборудования для демонстрации.

Шаг 7. Пройти оценку и устранить несоответствия

Этапы оценки:

  1. Вступительное совещание — представление комиссии, обзор плана проверки.
  2. Документарная проверка — анализ предоставленных материалов.
  3. Наблюдение за процессами — аудиторы следят за выполнением работ.
  4. Интервью с персоналом — вопросы о процедурах и ответственности.
  5. Заключительное совещание — предварительные выводы, список несоответствий.

Если найдены недочёты:

  • запросить письменный отчёт с перечнем несоответствий;
  • разработать план корректирующих действий (сроки, ответственные);
  • предоставить доказательства устранения (фото, акты, обновлённые документы).

Шаг 8. Получить аттестат аккредитации

Условия:

  • все несоответствия устранены;
  • комиссия подтверждает соответствие критериям.

Что вы получаете:

  • аттестат аккредитации (срок действия — обычно 3–5 лет);
  • запись в реестре аккредитованных лиц;
  • право использовать знак аккредитации в документации.

Шаг 9. Поддерживать аккредитацию

Обязательные действия:

  • Ежегодные инспекционные аудиты — проверка сохранения соответствия.
  • Пересмотр документации при изменении законодательства или процессов.
  • Обновление данных в реестре (смена адреса, персонала).
  • Участие в межлабораторных сличительных испытаниях (для лабораторий).
  • Хранение записей (минимум 5 лет).

Типичные ошибки при подготовке

  1. Неполные документы — отсутствие хотя бы одного требуемого файла ведёт к отказу.
  2. Формальное внедрение процедур — документы есть, но на практике процессы не выполняются.
  3. Неподготовленный персонал — сотрудники не могут объяснить свои действия аудиторам.
  4. Просроченные поверки — оборудование без актуальных свидетельств.
  5. Игнорирование обратной связи — не устранение несоответствий в срок.

Чек‑лист готовности к аккредитации

Перед подачей заявки проверьте:

  • ✅ Все документы собраны и оформлены по требованиям.
  • ✅ Персонал прошёл обучение по процедурам.
  • ✅ Оборудование поверено, журналы заполнены.
  • ✅ Помещения соответствуют нормам.
  • ✅ Проведён внутренний аудит, несоответствия устранены.
  • ✅ Назначен ответственный за взаимодействие с органом по аккредитации.
  • ✅ Запланированы ресурсы на оплату госпошлины и возможные доработки.

Вывод

Подготовка к аккредитации — системный процесс, требующий:

  • чёткого понимания критериев;
  • вовлечённости всех подразделений;
  • документирования каждого шага.

Главное: аккредитация — не разовая акция, а долгосрочное обязательство поддерживать высокие стандарты. Начните с аудита и поэтапного устранения несоответствий — это снизит риски и ускорит получение аттестата.
Услуги по подготовке к сертификации и аккредитации вашего бизнеса

Развивайте свой бизнес с международным признанием

Официальный веб-сайт: cor-sol.ru

Тел.: +7 (995) 998-08-80

E-mail: mail@cor-sol.ru