Пошаговая инструкция: как подготовиться к аккредитации

Аккредитация — официальный процесс подтверждения компетентности организации выполнять определённые виды деятельности. Грамотная подготовка экономит время и снижает риск отказа. Ниже — чёткий алгоритм действий.

Шаг 1. Изучить требования и критерии аккредитации

Что делать:

Определить профиль аккредитации (лаборатория, орган по сертификации, учебный центр и т. п.).
Найти действующие нормативные документы:
в РФ — приказы Минэкономразвития, положения Росаккредитации, ГОСТ ISO/IEC 17011 и др.;
для международной аккредитации — стандарты ILAC, IAF.
Выписать ключевые критерии (например, требования к оборудованию, персоналу, документации).
Проверить актуальные изменения в законодательстве (подписаться на рассылки регулятора).

Результат: чек‑лист требований, под которые нужно адаптировать организацию.

Шаг 2. Провести внутренний аудит

Цель: выявить несоответствия до подачи заявки.

Как организовать:

Назначить ответственного за аудит (лучше — внешнего эксперта).
Разработать программу проверки по критериям аккредитации.
Проверить:

документацию (политики, процедуры, инструкции);
оборудование (поверка, калибровка, обслуживание);
персонал (образование, опыт, аттестации);
процессы (как выполняются работы на практике);
записи (журналы, протоколы, отчёты).

Зафиксировать несоответствия и их причины.

Инструмент: чек‑листы из стандартов (например, ГОСТ ISO/IEC 17025 для лабораторий).

Шаг 3. Собрать и оформить документы

Базовый пакет (уточняйте в органе по аккредитации):

заявление по установленной форме;
уставные документы (ОГРН, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ);
политика и цели в области качества;
руководство по качеству (описание системы менеджмента);
процедуры по ключевым процессам;
документы на помещения (аренда/собственность);
свидетельства о поверке/калибровке оборудования;
дипломы и сертификаты персонала;
записи о внутренних аудитах и корректирующих действиях.

Правила оформления:

все копии — заверенные;
переводы иностранных документов — нотариальные;
нумерация и оглавление для объёмных папок.

Шаг 4. Подготовить инфраструктуру и персонал

Что проверить:

Помещения: соответствие санитарным, пожарным, техническим нормам.
Оборудование: актуальность поверок, наличие инструкций, журналы учёта.
ИТ‑системы: защита данных, резервное копирование, доступ к электронным записям.
Персонал:
знание процедур (провести тренинг);
готовность отвечать на вопросы аудиторов;
распределение ролей в процессе аккредитации.

Рекомендация: провести «тренировочный» аудит силами коллег из другой организации.

Шаг 5. Подать заявку в орган по аккредитации

Порядок действий:

Заполнить электронную форму на портале органа по аккредитации (например, ФГИС Росаккредитации в РФ).
Приложить сканированные документы (согласно перечню).
Оплатить госпошлину (реквизиты — на сайте регулятора).
Получить уведомление о принятии заявки (срок — 3–5 рабочих дней).

Важно: следите за сроками — некоторые документы (например, справки о несудимости) имеют ограниченный период действия.

Шаг 6. Подготовиться к выездной оценке

После приёма заявки орган по аккредитации назначит комиссию для проверки на месте.

Что сделать заранее:

согласовать даты визита с аудиторами;
подготовить помещение для работы комиссии;
распечатать ключевые документы (руководство по качеству, процедуры);
составить график встреч с ключевыми сотрудниками;
проверить доступность оборудования для демонстрации.

Шаг 7. Пройти оценку и устранить несоответствия

Этапы оценки:

Вступительное совещание — представление комиссии, обзор плана проверки.
Документарная проверка — анализ предоставленных материалов.
Наблюдение за процессами — аудиторы следят за выполнением работ.
Интервью с персоналом — вопросы о процедурах и ответственности.
Заключительное совещание — предварительные выводы, список несоответствий.

Если найдены недочёты:

запросить письменный отчёт с перечнем несоответствий;
разработать план корректирующих действий (сроки, ответственные);
предоставить доказательства устранения (фото, акты, обновлённые документы).

Шаг 8. Получить аттестат аккредитации

Условия:

все несоответствия устранены;
комиссия подтверждает соответствие критериям.

Что вы получаете:

аттестат аккредитации (срок действия — обычно 3–5 лет);
запись в реестре аккредитованных лиц;
право использовать знак аккредитации в документации.

Шаг 9. Поддерживать аккредитацию

Обязательные действия:

Ежегодные инспекционные аудиты — проверка сохранения соответствия.
Пересмотр документации при изменении законодательства или процессов.
Обновление данных в реестре (смена адреса, персонала).
Участие в межлабораторных сличительных испытаниях (для лабораторий).
Хранение записей (минимум 5 лет).

Типичные ошибки при подготовке

Неполные документы — отсутствие хотя бы одного требуемого файла ведёт к отказу.
Формальное внедрение процедур — документы есть, но на практике процессы не выполняются.
Неподготовленный персонал — сотрудники не могут объяснить свои действия аудиторам.
Просроченные поверки — оборудование без актуальных свидетельств.
Игнорирование обратной связи — не устранение несоответствий в срок.

Чек‑лист готовности к аккредитации

Перед подачей заявки проверьте:

✅ Все документы собраны и оформлены по требованиям.
✅ Персонал прошёл обучение по процедурам.
✅ Оборудование поверено, журналы заполнены.
✅ Помещения соответствуют нормам.
✅ Проведён внутренний аудит, несоответствия устранены.
✅ Назначен ответственный за взаимодействие с органом по аккредитации.
✅ Запланированы ресурсы на оплату госпошлины и возможные доработки.

Вывод

Подготовка к аккредитации — системный процесс, требующий:

чёткого понимания критериев;
вовлечённости всех подразделений;
документирования каждого шага.

Главное: аккредитация — не разовая акция, а долгосрочное обязательство поддерживать высокие стандарты. Начните с аудита и поэтапного устранения несоответствий — это снизит риски и ускорит получение аттестата.

Услуги по подготовке к сертификации и аккредитации вашего бизнеса

Развивайте свой бизнес с международным признанием

Официальный веб-сайт: cor-sol.ru

Тел.: +7 (995) 998-08-80

E-mail: mail@cor-s ol.ru